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Factura electrónica… Importancia de los XML y su resguardo, los requisitos que debe cumplir para ser válida

Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales emitidas anteriormente en papel, garantizando, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad, se diferencía de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

La facturación electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital a través de Internet ( CFDi ), que está apegada a los estándares definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal, y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos. La versión de la factura electrónica válida en México es el XML que ha sido Validado, Asignado folio fiscal y Certificado previamente por un Proveedor Autorizado de Certificación, o bien por el propio Servicio de Administración Tributaria.

Importancia de los XML y su resguardo

Conforme al Artículo 29 de Código Fiscal de la Federación, todos estamos obligados a emitir facturas electrónicas, sin embargo, mucha gente no tiene claridad sobre cuál es el archivo electrónico de la factura que tiene mayor validez fiscal para el SAT.

El archivo XML es el archivo digital de la factura electrónica que cumple con los requisitos legales para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido; ya que se genera bajo los estándares definidos por el SAT en cuanto a tecnología, forma y sintaxis; lo que le da la validez fiscal. Es el formato que los emisores de CFDI´s, estamos obligados a entregar, enviar o a poner a disposición de los receptores; necesario para validar las facturas a través de un tercero autorizado  (PAC) o del validador del SAT.

El PDF sólo es la representación impresa de la factura, únicamente presume la existencia del comprobante y se entrega o envía sólo si su receptor, de manera adicional, así lo solicita; o bien cuando éste no quiera recibir el formato electrónico XML. También, podrá utilizarse para trámites de deducciones y acreditamientos cuando no se cuente con el archivo XML, pero sólo si cumple estrictamente con los requisitos que establece la autoridad fiscal.

Por otra parte, las facturas que se emiten, reciben y/o cancelan, (Según la Resolución Miscelánea Fiscal),  deberán ser almacenados en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. Por ejemplo en un CD, disco duro externo, en una USB, en la computadora, o pueden ser  guardados “en la nube” utilizando herramientas como FACTI para resguardarlos por 5 años o más.

Si emites o recibes facturas electrónicas (CFDI), la factura puede ser entregada en:

  1. Un dispositivo de almacenamiento como una usb o cd.
  2. Enviada al correo electrónico que indique el receptor.
  3. Generar y descargar desde una página en Internet.

El archivo XML es la factura en si, ya que contiene todos los datos de la operación realizada, por lo que el archivo XML es el que se debe resguardar sin importar si tenemos o no el archivo PDF. Esto se debe a que el archivo XML es el que solicitará el SAT en caso de una devolución, revisión, o cualquier asunto relacionado con la comprobación de las deducciones o acreditamientos.

Requisitos que deben cumplir las Facturas Electrónicas (CFDI) para que puedan ser válidas

  1. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
  2. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR (Consulte el procedimiento para obtener el régimen fiscal).
  3. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las Facturas Electrónicas.
  4. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
  5. Sello digital del contribuyente que lo expide.
  6. Lugar y fecha de expedición.
  7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
  8. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
  9. Valor unitario consignado en número.
  10. Importe total señalado en número o en letra,
  11. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
  12. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
  13. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheques nominativos o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o la denominada monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria).
  14. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

Además debe contener

a) Fecha y hora de certificación.

b) Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Addenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “addenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio.

 

 

Fuentes y textos extraídos de:

https://www.facturafacilmente.com/que-es-la-facturacion-electronica/

http://finanzasyemprendedores.com/10-recomendaciones-para-conservar-y-resguardar-facturas-electronicas-cfdi/

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/default.aspx

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